適格請求書の登録番号の確認方法｜外注先の台帳での管理
外注先の請求書に書かれた登録番号は、毎回すべてを公表サイトで調べるのは大変です。一方で、確かめないままにしておくと、登録が取り消されていたり、別の事業者の番号が書かれていたりしても気づけません。
このページでは、上のツールで番号の形を確かめる方法、国税庁の公表サイトでの確かめ方、外注先の台帳で管理して手間を減らす方法を整理します。
適格請求書
登録番号を入れると、「T + 13 桁」の形になっているかを表示します。あわせて請求書の記載事項もチェックできます。
入力した値はこの画面の中だけで計算し、どこにも送信しません。
まず形を確かめる
登録番号は「T」に続く 13 桁の数字です。手書きの請求書や、取引先が手入力した番号では、桁の不足や余り、数字の打ち間違いがよく起こります。
上のツールに番号を入れると、全角やハイフンが混ざっていても、形が正しいかを表示します。形が違う番号は、公表サイトで調べる前に外注先に確かめるほうが早く済みます。
公表サイトで確かめる
国税庁の適格請求書発行事業者公表サイトでは、登録番号を入れると、登録されている事業者の氏名または名称、登録年月日などを確かめられます。確かめるときは、次の点を見ます。
- 請求書の発行者の名前と、公表サイトの氏名または名称が合っているか
- 取引の日付が、登録年月日より後か
- 登録の取消や失効の情報が出ていないか
個人事業主の場合、公表サイトに出る名前が屋号ではなく本人の氏名のこともあります。名前が違って見えるときは、外注先に確かめてから台帳に記録します。
外注先の台帳で管理する
毎月すべての請求書を公表サイトで調べなくて済むように、外注先の台帳に次の列を置いて管理します。
| 列 | 中身 |
|---|---|
| 外注先の名前 | 請求書に書かれる名前 |
| 登録番号 | T + 13 桁 |
| 公表サイトの名前 | 公表サイトに出ている氏名または名称 |
| 確かめた日 | 公表サイトで最後に確かめた日 |
| 備考 | 登録していない場合はその旨など |
毎月は、請求書の番号が台帳の番号と一致するかだけを見ます。新しい外注先との取引を始めるとき、番号が変わったとき、決めた周期(たとえば半年ごと)が来たときに、公表サイトでもう一度確かめます。
よくある間違い
- 請求書ごとに番号を台帳に書き写す: 打ち間違いが台帳に入ります。台帳の番号を正とし、請求書の番号と照らし合わせます
- 屋号と氏名の違いで別の事業者だと思い込む: 個人事業主の場合は、公表サイトの名前が本人の氏名のことがあります
- 一度確かめたきりにする: 登録の取消や失効に気づけません。確かめる周期を決めておきます
よくある質問
登録番号の形が正しければ、公表サイトで調べなくてもよいですか？
形が正しくても、実在する番号とは限りません。新しい外注先や番号が変わったときは、公表サイトで確かめてください。
公表サイトの名前と請求書の名前が違います。
個人事業主の場合、屋号と本人の氏名が違うことがあります。外注先に確かめたうえで、台帳に両方の名前を記録しておくと次から迷いません。
外注先が登録していない場合はどうなりますか？
登録していない事業者との取引の扱いや経過措置は、取引の時期や内容によって変わります。個別の判断は顧問の税理士に確認してください。
まとめ
登録番号は、形のチェックと公表サイトでの確認を、外注先の台帳と組み合わせることで、毎月の手間を抑えながら確かめられます。上のツールで番号の形を確かめ、台帳に確かめた日を残しておきましょう。