記載漏れのあるインボイスを受け取ったときの対応｜再発行の頼み方
受け取った請求書を確かめたら、登録番号が無い、税率ごとの消費税額が書かれていない、といった記載漏れが見つかることがあります。慌てて自分で書き足すのではなく、何が足りないかを具体的にして、協力会社に修正した請求書を出してもらうのが基本の流れです。
このページでは、足りない項目の確かめ方、再発行の頼み方、待つ間の扱いを整理します。
適格請求書
受け取った請求書に書いてある項目にチェックを入れると、足りない記載事項を一覧にします。協力会社への連絡にそのまま使えます。
入力した値はこの画面の中だけで計算し、どこにも送信しません。
まず足りない項目をはっきりさせる
上のチェックツールで、請求書に書いてある項目にチェックを入れると、足りない記載事項が一覧で表示されます。よくある漏れは次のとおりです。
- 登録番号が書かれていない、桁が足りない
- 税率ごとの合計額や適用税率が書かれていない
- 消費税額が書かれていない(税込の合計だけ)
- 宛名(書類の交付を受ける事業者の名前)が無い
足りない項目を具体的に伝えると、協力会社も直しやすく、再発行が 1 回で済むことが多くなります。
再発行の頼み方
協力会社への連絡には、次の内容を入れます。
- どの請求書か(請求日・工事名・金額)
- 足りない項目(チェックツールの一覧をそのまま使える)
- 修正した請求書を送ってほしいこと
- 支払日との関係(いつまでに届けば今月の支払いに間に合うか)
協力会社が請求書の様式を変えられない事情がある場合は、元請側で作る書類(仕入明細書など)で対応する方法もあります。この方法には相手の確認を受けるなどの決まりがあるため、使う前に顧問の税理士に確認してください。
待つ間の扱い
- 記載漏れのある請求書は、支払処理と分けて保留の箱に入れ、届いた日と連絡した日を記録します
- 支払日をどうするかは、契約や社内の決まりに従い、担当者と相談して決めます
- 修正した請求書が届いたら、もう一度チェックツールで確かめてから支払処理に戻します
受け取った側が請求書に自分で書き足してよいかどうかには決まりがあります。自己判断で書き足さず、扱いに迷うときは顧問の税理士に確認してください。
同じ漏れを繰り返さないために
- 協力会社ごとに漏れの内容を記録する: 同じ協力会社で同じ漏れが続いたら、様式の見直しをお願いする材料になります
- 新しい協力会社には最初に記載事項を伝える: 取引を始めるときに、6 つの記載事項の一覧を渡しておきます
- 受け取った日に確かめる: 月末にまとめて確かめると、再発行が支払日に間に合わなくなります
よくある質問
足りない項目を自分で書き足してもよいですか？
受け取った側が書き足してよいかどうかには決まりがあります。一般的には協力会社に修正した請求書を出してもらう対応がとられます。個別の扱いは顧問の税理士に確認してください。
協力会社が再発行に応じてくれません。
元請側で作る書類(仕入明細書など)で対応する方法もありますが、相手の確認を受けるなどの決まりがあります。使う前に顧問の税理士に確認してください。
記載漏れに気づかずに支払ってしまいました。
気づいた時点で協力会社に修正した請求書を依頼し、扱いは顧問の税理士に相談してください。
まとめ
記載漏れのあるインボイスは、足りない項目を具体的にして、協力会社に修正した請求書を出してもらうのが基本です。上のチェックツールで足りない項目を一覧にし、そのまま連絡に使いましょう。