外注請求書のチェック項目｜経理が支払い前に見る 8 つの点
外注請求書は、毎月の枚数が多く、様式も協力会社ごとにばらばらです。支払いの直前に誤りに気づくと、支払日の変更や再発行の依頼で手間が増えます。
このページでは、受け取った段階で経理が確かめておきたい 8 つの項目を、順番に整理します。インボイスの記載事項は上のチェックツールで確かめられます。
適格請求書
請求書に書いてある項目にチェックを入れると、インボイスの記載事項で不足しているものを表示します。登録番号の形も確かめられます。
入力した値はこの画面の中だけで計算し、どこにも送信しません。
支払い前に見る 8 つの点
- 宛名: 自社の名前が正しく書かれているか
- 工事名・現場名: どの工事の請求かが分かるか
- 期間: いつの作業・出来高の請求か
- 金額と注文書の突き合わせ: 注文書や出来高の記録と金額が合うか
- 前回までの請求との重なり: 同じ作業を二重に請求していないか
- 税率と消費税額: 税率ごとの金額と消費税額が書かれ、計算が合っているか
- 登録番号: 「T + 13 桁」の形で書かれ、台帳の番号と一致するか
- 振込先: 口座が台帳と一致するか(変わっている場合は別の手段で確かめる)
6 と 7 は、上のチェックツールでインボイスの記載事項とあわせて確かめられます。
振込先が変わっていたとき
請求書の振込先が台帳と違うときは、請求書に書かれた連絡先ではなく、以前から知っている連絡先で協力会社に確かめます。請求書だけを根拠に振込先を変えると、なりすましの請求に気づけないことがあります。確かめた日と相手の名前を台帳の備考に残してから、振込先を書き換えます。
誤りを見つけたときの流れ
- 誤りのある請求書を、支払処理と分けて保留の箱に入れる
- 協力会社に、どの項目がどう違うかを具体的に伝える
- 再発行された請求書でもう一度 8 つの点を確かめる
- 支払日に間に合わない場合は、社内の担当者と支払日の扱いを相談する
誤りの内容を記録しておくと、同じ協力会社で同じ誤りが続いたときに、様式の見直しをお願いする材料になります。
チェックを続けるための工夫
- チェック欄を支払一覧に作る: 8 つの点を確かめたかを、請求ごとに印で残します
- 協力会社ごとの台帳を作る: 登録番号・振込先・端数処理の取り決めを 1 か所にまとめます
- 月末に溜めない: 受け取った日に確かめると、再発行の依頼が支払日に間に合います
よくある質問
全部の請求書を細かく見る時間がありません。
金額と注文書の突き合わせ、登録番号、振込先の 3 つは毎回確かめ、それ以外は新しい協力会社や様式が変わったときに重点的に見る方法もあります。社内で優先順位を決めてください。
請求書の振込先が変わっていました。
請求書に書かれた連絡先ではなく、以前から知っている連絡先で協力会社に確かめてから、台帳を書き換えてください。
インボイスの記載事項に不足がありました。
協力会社に不足している項目を具体的に伝えて、再発行を依頼するのが一般的です。個別の扱いは顧問の税理士に確認してください。
まとめ
外注請求書は、受け取った日に 8 つの点を確かめることで、支払い直前の手戻りを減らせます。インボイスの記載事項と登録番号は上のチェックツールで確かめ、振込先の変更は以前からの連絡先で確かめましょう。